В России 15% организаций и предпринимателей передают бухгалтерию на аутсорсинг. Эксперты считают, что спрос на удаленное обслуживание будет расти. Поэтому самое время автоматизировать рабочие процессы, чтобы быстрее расти.
Представьте себе бухгалтерскую фирму, которая ведет учет клиентов вручную в Excel или Google-таблицах. В файлах с совместным доступом менеджеры по продажам и бухгалтеры отмечают каждое взаимодействие с заказчиком: этап сделки, срок окончания договора, дату следующего контакта и выбранный продукт.
На первый взгляд кажется, что система отлажена и удобна, но это до тех пор, пока с ней не начинают работать. Сотрудники не всегда вовремя вносят данные в таблицу, поэтому информация в ней бывает неактуальна или ее недостаточно. Из-за этого руководству сложно отследить работу менеджеров и узнать, на каком этапе находятся сделки. Фирма то и дело теряет клиентов, но непонятно, в какой момент и по какой причине — нет аналитики. К тому же любой работник может скопировать базу данных, чтобы передать конкурентам или открыть свое дело.
Все эти проблемы решает CRM-система для бухгалтерской компании. Взаимодействие с клиентами происходит автоматически, сотрудникам больше не нужно заниматься рутинными делами. Система сама напомнит заказчику, что пора оплатить продление тарифа, отправит уведомление о выгодной акции или скорой сдаче налоговой отчетности. Данные в CRM-системе надежно защищены от копирования.
Возможности CRM для бухгалтерии
CRM-система для бухгалтерской компании упрощает следующие бизнес-процессы.
- Ведение клиентской базы. Можно создать профиль клиента, где будут храниться все сведения о нем — контакты, ИНН, ОГРН, юридический адрес, банковские реквизиты, история заказов, переписка. 58% представителей бизнеса говорят, что им сложно разбираться в клиентских данных, если они поступают из разных источников. CRM-система собирает все данные в одном месте и держит их в порядке.
- Сегментация клиентов. Например, в CRM для бухгалтеров заказчиков можно группировать по виду предоставляемых услуг: бухгалтерский и налоговый учет, консалтинг, аудит, расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. Или по размеру компании — малый, средний, крупный бизнес, по сфере деятельности, численности персонала, режиму налогообложения. Для каждого сегмента можно подобрать подходящий канал общения, сделать отдельную рассылку или рекламный креатив.
- Хранение документов. К карточке можно привязать отчеты, счета-фактуры, налоговые декларации и платежные поручения, которые оформляли для клиента. Менеджер или бухгалтер в любой момент может получить к ним доступ.
- Оплата счетов. CRM для бухгалтерской фирмы автоматически выставляет счета после подписания договора и направляет их заказчикам. Когда придет время платить, напоминает клиентам об этом. Фиксирует поступление денег и обновляет статус заказа после оплаты. Если клиент не оплатил счет, система формирует задолженность и сообщает о проблеме менеджеру.
- Общение с клиентской базой. В CRM-системе сотрудникам удобно работать с обращениями клиентов, а в базе хранится вся история переписки. Заказчикам автоматически приходят уведомления о статусе их договора, оплате счета, скидках и новых услугах. По заданным настройкам программа сама запустит персонализированную email-рассылку.
- Взаимодействие внутри команды и с другими отделами. Информация находится в единой базе, поэтому больше нет путаницы между подразделениями. Специалисты одного отдела отмечают прогресс в задаче, а сотрудники другого сразу видят эту информацию. CRM-система сама оповещает менеджеров о поступившем заказе, распределяет задания, устанавливает сроки и контролирует выполнение.
- Корпоративный портал. В CRM для бухгалтерской фирмы можно задать шаблоны повторяющихся задач для сотрудников, поручить задание, учитывать рабочее время, отпуска и отгулы, начислять выплаты за работу. Также в Живой ленте Битрикс24 удобно обсудить детали и ход проекта, без личных встреч и перехода в мессенджеры.
- Аналитика. Доступна подготовка отчетности по ключевым показателям. Например, средний чек, количество заказов, повторных сделок и отказов, конверсия на разных этапах воронки продаж, стоимость и время привлечения клиента, объем и динамика продаж.
Преимущества CRM-системы для бухгалтерской компании
Вот несколько причин, почему отраслевая CRM-система — разумный выбор для фирмы бухгалтерского аутсорсинга.
- Автоматизирует документооборот. Договора и счета хранятся в CRM — в любой момент можно узнать, кто их добавил в систему, и отследить движение документа. Можно загрузить шаблоны, которые на нужном этапе автоматически заполняются под конкретного клиента — с ними риск допустить ошибку значительно ниже. Сделка не сорвется из-за того, что сотрудник забыл напечатать договор или отложил это на потом. Можно задавать разные уровни доступа к документам — например, стажеры не могут открывать и править договоры, эта опция доступна только менеджерам.
- Общение с клиентами более качественное. В CRM для бухгалтерской компании можно настроить автоматические ответы на часто задаваемые вопросы — так обращения обрабатываются быстрее, чем если бы сотрудники вручную отвечали на них. CRM направит вопрос менеджеру, если в базе нет подходящего ответа или клиент сам просит об этом. Такое решение способствует росту продаж — по ATG Global Consumer Trend, 38% пользователей совершают покупку благодаря чату на сайте.
- Нет привязки к офису и рабочему месту. Сотрудники имеют удаленный доступ к CRM для бухгалтерии — например, когда работают из дома, в офисе заказчика или даже на бегу. Руководитель, находясь в командировке, может зайти в систему и увидеть новые сделки, сформировать отчет. По статистике, 81% пользователей заходят в CRM с разных устройств — компьютеров, ноутбуков, планшетов, смартфонов. Нужно лишь настроить доступ.
- Освобождает менеджеров от рутинных задач. Сотрудникам больше не нужно отслеживать заказы, отправлять письма и уведомления клиентам, напоминать об оплате счетов — эту работу возьмет на себя CRM для бухгалтерии.
CRM-система помогает повысить продажи, в том числе за счет повторных сделок и быстрой обработки обращений. Так, по данным агентства Out of Cloud, среднему бизнесу CRM приносит от 6 до 15% оборота, стартапам и крупному бизнесу — 31% оборота.
Как внедрить CRM в бухгалтерии
Выберите CRM под свой бизнес, руководствуясь критериями, о которых мы рассказали выше. Установку и настройку системы лучше доверить интегратору — сертифицированной компании, которая занимается этим профессионально.
Если решите сами внедрить CRM для бухгалтерии, следуйте алгоритму:
- Если у вас есть клиентская база, перенесите ее в CRM-систему. Проверьте правильность данных, устраните ошибки и дубли. Если базы нет, создайте в CRM поля, которые будете использовать для хранения сведений о клиентах — например, название, контакты, реквизиты, интересующие продукты.
- Задайте этапы воронки продаж, соответствующие поля в карточке сделки и действия менеджера. Например, воронка выглядит так: первичный контакт, заключение договора и выполнение работ. На старте сотрудник получает сообщение, что потенциальный клиент заполнил форму обратной связи, и звонит по указанному номеру — заявка в статусе «Первичный контакт». Затем менеджер отправляет заказчику коммерческое предложение, обсуждает детали и заключает договор на обслуживание. Заявка переходит в статус «Договор подписан».
- Настройте уведомления для руководителей о действиях сотрудников. Определите, о чем именно будет оповещать система и при каком условии. Например, начальник отдела хочет оперативно получать информацию о заключенных сделках. Как только менеджер переведет договор в статус «Договор подписан», руководителю придет об этом сообщение.
- Подключите email компании к CRM для бухгалтерии и настройте рассылку писем клиентам на разных этапах воронки. Например, после подписания договора на почту приходит электронный вариант документа и персональная скидка на дополнительную услугу. Аналогичным образом можно создать цепочки писем для разных категорий заказчиков — предпринимателей и владельцев ООО, заключивших договор на бухгалтерское и кадровое сопровождение.
- Подключите к CRM электронную почту менеджеров, чтобы в системе сохранялась их переписка с клиентами. Вы сможете посмотреть, чем еще интересовался заказчик, какие вопросы задавал и насколько корректно вел себя ваш сотрудник.
- Настройте шаблоны СМС-уведомлений заказчикам при переходе на новый этап воронки. Например, «Благодарим за выбор нашей компании. Ваш заказ успешно принят» или «Нам не удалось дозвониться до вас, чтобы подтвердить заказ. Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону или ответьте на это сообщение, чтобы мы могли уточнить детали».
- Подключите сотрудников к CRM-системе. Создайте для каждого из них учетную запись и назначьте права доступа. К примеру, у администраторов неограниченные права, у менеджеров — доступ к модулю управления продажами и изменению карточек клиентов, у остальных сотрудников — просмотр информации.
- Настройте аналитику для разных отделов и бизнес-процессов. Определите ключевые показатели, по которым будете оценивать эффективность работы — допустим, объем продаж, прибыль, количество сделок и отказов. Задайте периодичность формирования отчетов и основные параметры, укажите получателей.
- Автоматизируйте бизнес-процессы в CRM. Например, формирование и отправку счетов, создание договоров, контроль оплаты, уведомление об акциях и новинках.
- Научите работников пользоваться CRM. Подготовьте обучающие материалы и назначьте ответственного сотрудника, который покажет остальным, как пользоваться системой. Желательно проводить инструктаж, используя реальные примеры из практики.
